心中察しますが・・・

相談を受けた各セクションの対応は妥当と思います。

契約は個々のもので第三者が立ち入り出来ないのが
原則で不満？等は裁判と言うのが常でしょう。

トレッキングがどの程度か知りませんが現地で
予約でも可能だったのではと推測します。
＊私ならそうしています。（過去で）

海外ではトラブルは付き物です。レンタカーで２度
被害？を被りました。
１．トロント空港で予約確認書を持って窓口に行き
　　手続きに於いてクレジットカード３枚共使えず
　　キャンセルし、別の会社で飛び込みレンタル
　　凡そ３万円余計な出費でした。＊カードは正常

２．イタリアのフローレンス、予約はＡＴ車だったが
　　ＭＴ車しかなくキャンセル別会社でレンタルし
　　数万円の出費でした。

何れにしてもスケジュール上先を急ぐ為止む無く別の
会社で借り直したわけです。これが外国でしょうね。